Power Apps

Analyse av Appwesome

Jeg ser på Power Apps som et verktøy som først gir mening når en arbeidsflyt allerede finnes, men er tungvint å følge. Hvis registreringer, godkjenninger eller overleveringer stadig havner i ulike regneark og meldinger, kan en tilpasset app samle arbeidet på ett sted. Den løser ikke et uklart arbeidsproblem av seg selv; den gjør det lettere å bygge en digital løsning rundt en prosess du allerede forstår.

Begynn med arbeidsflyten, ikke skjermbildet

Før jeg ville laget noe, ville jeg skrevet ned hvem som gjør hva, hvilken informasjon som må følge saken, og hvor arbeidet stopper opp i dag. Det høres mindre spennende ut enn å begynne å dra knapper rundt på en skjerm, men det sparer ofte tid. En app som bare flytter et rotete skjema fra papir til mobil, kan gjøre en dårlig rutine raskere uten å gjøre den bedre.

Et konkret eksempel er en liten gruppe som holder oversikt over utstyr. I stedet for å sende regnearket fram og tilbake kan medarbeidere registrere hva som er lånt, hvem som har det, og når det skal leveres tilbake. Verdien ligger ikke bare i at skjemaet åpnes på en telefon; den ligger i at alle bruker samme framgangsmåte og slipper å lete etter den nyeste kopien.

Det er derfor jeg ville avklart eierskap før byggingen starter. Hvem retter opp feil i registreringene? Hvem bestemmer hvilke felt som er nødvendige? Hvis ingen har ansvar for svarene, blir selv en velbygd app fort en ny innboks som noen må rydde opp i.

Samle registreringer og gjør dem lettere å følge

På mobilen er det særlig nyttig når noen må legge inn informasjon mens de er ute av kontoret: en medarbeider kan for eksempel registrere en inspeksjon etter at den er utført, i stedet for å notere funn på papir og taste dem inn senere. Jeg ville holdt skjemaet kort og brukt felt som svarer direkte på hva teamet faktisk trenger å vite. Hvert ekstra felt øker sjansen for at folk utsetter registreringen eller fyller inn noe tilfeldig.

En praktisk detalj er å skille mellom informasjon som må samles inn hver gang, og informasjon som bare trengs når noe går galt. Hvis alle må fylle ut lange forklaringer for en vanlig, problemfri kontroll, skaper appen mer arbeid enn den fjerner. En bedre arbeidsflyt lar den vanlige saken gå raskt, samtidig som det finnes et tydelig sted å beskrive avvik.

Jeg ville også testet ordlyden med dem som faktisk skal bruke løsningen. Et felt som virker selvforklarende for den som har bygget appen, kan være uklart for en kollega som bare åpner den en gang iblant. Korte, konkrete betegnelser og en naturlig rekkefølge gjør ofte mer for den daglige bruken enn ekstra visuelle detaljer.

Gjør rutinen gjentakbar før du utvider

En nyttig første versjon bør løse én avgrenset oppgave fra start til slutt. For eksempel kan et team begynne med å registrere servicebehov på utstyr og gjøre det enkelt å se hvilke saker som må følges opp. Når gruppen faktisk bruker denne rutinen, blir det lettere å se om noe mangler. Jeg ville ikke startet med å digitalisere alle skjemaer og unntak samtidig.

Dette er også en måte å finne ut om en app er riktig løsning. Hvis folk fortsatt må føre samme opplysning i et regneark etterpå, er arbeidsflyten ikke ferdig tenkt. Før du legger til flere skjermer, bør du undersøke hvorfor dobbeltføringen oppstår: Kanskje andre trenger dataene i et format de kjenner, eller kanskje ansvarsfordelingen er uklar.

Små forbedringer kan gi mer enn en stor ombygging. Etter noen dagers bruk kan teamet oppdage at et felt mangler, at et spørsmål kommer for sent i skjemaet, eller at det er vanskelig å skille åpne saker fra avsluttede. Slike tilbakemeldinger er konkrete og enkle å prioritere. Jeg ville endret én ting av gangen, slik at det er mulig å se om endringen faktisk hjelper.

Hvor løsningen kan skape friksjon

Det er viktig å skille mellom å bruke en ferdig app og å lage en selv. Power Apps på telefonen er særlig relevant for ansatte som skal åpne virksomhetens løsninger i jobbhverdagen; det er ikke nødvendigvis en enkel snarvei for en privatperson som vil publisere en frittstående app til alle. Før du satser på plattformen, bør du derfor avklare hvem som bygger og vedlikeholder løsningen, og hvordan de tiltenkte brukerne får tilgang gjennom arbeidsplassen sin.

Fleksibiliteten har en kostnad i form av valg. Når en prosess trenger kompliserte regler, mange datakilder eller en særskilt brukeropplevelse, kan arbeidet bli mer krevende enn et enkelt dra-og-slipp-oppsett antyder. Avanserte tilpasninger kan være nyttige, men de betyr også at noen må forstå dem senere. En løsning som bare én person kan endre, kan bli sårbar når den personen bytter oppgaver.

Jeg ville vært varsom med å behandle en prototype som en ferdig løsning. Test den med faktiske arbeidsoppgaver, også tilfellene der informasjon mangler eller en registrering må korrigeres. Det er ofte der svakheter viser seg: ikke når alt går etter planen, men når en kollega velger feil, må gå tilbake eller trenger å vite hva som skjer videre.

Velg verktøy etter hvem som skal bruke det

Sammenlignet med et vanlig regneark passer Power Apps bedre når medarbeidere trenger en mer styrt måte å registrere og følge opp arbeid på, særlig på mobil. Regnearket er ofte enklere hvis teamet bare må dele en enkel liste og allerede vet hvordan den skal vedlikeholdes. En egenutviklet app kan være mer passende når kravene til utforming eller teknisk kontroll er så spesielle at en lavkodeplattform blir en omvei.

Jeg ville valgt Power Apps når virksomheten har gjentatte oppgaver, noen som kan ta ansvar for løsningen, og et tydelig behov for å gjøre registrering enklere for kolleger. Jeg ville sett etter et enklere alternativ hvis behovet er personlig notatføring, en kortvarig liste eller en engangsundersøkelse. Det er ikke et nederlag å la være å bygge en app; noen arbeidsflyter er best tjent med et regneark eller et skjema som teamet allerede bruker godt.

For deg som skal bruke en løsning andre har laget, er det fornuftig å spørre om hvem som hjelper når noe ikke fungerer, og hva du skal gjøre hvis en registrering blir feil. For deg som skal lage den, er de viktigste første spørsmålene hvor informasjonen skal brukes videre, hvem som kan se og rette den, og hvordan teamet lærer den nye rutinen. De svarene avgjør ofte mer enn hvor mange funksjoner den første versjonen har.

Hva er Power Apps?

Power Apps er en plattform som lar deg lage skreddersydde applikasjoner for å løse spesifikke forretningsbehov. Du kan lage apper som fungerer på både Android og iOS, og det beste av alt, du trenger ikke være en programmerer for å få det til. Plattformen er designet for å være brukervennlig, med et dra-og-slipp-grensesnitt som gjør det enkelt å sette sammen funksjonalitet.

Brukervennlighet

Fra første gang du åpner Power Apps, vil du legge merke til hvor intuitivt alt føles. Det er som å bygge med LEGO, men i en digital verden. Du kan enkelt dra elementer som knapper og tekstbokser inn i arbeidsområdet ditt, og deretter konfigurere dem slik du ønsker. Hvis du noen gang har brukt Microsofts Office-produkter, vil du finne mange kjente funksjoner her.

Funksjonalitet

En av de store fordelene med Power Apps er hvor dypt du kan integrere applikasjonene dine med andre Microsoft-tjenester som Excel, SharePoint og Dynamics 365. Du kan også koble til tredjepartstjenester gjennom API-er, noe som gir appene dine enda mer fleksibilitet. Dette gjør det mulig for deg å lage apper som virkelig passer dine spesifikke behov.

"Det er nesten som å ha en personlig utvikler i lomma."

Kreativ frihet

Selv om plattformen er relativt enkel å bruke, tilbyr den også avanserte funksjoner for de som ønsker å dykke dypere. Du kan legge til egendefinert kode og skript for å skape unike funksjoner. Det gir deg friheten til å eksperimentere og skape noe som er helt ditt eget.

Kostnad og tilgjengelighet

Power Apps er en gratis jobbrelatert app fra Microsoft Corporation, med PEGI 3-aldersmerking. Den ble lansert 28. april 2016, og versjon 3.26043.16 krever Android 7.0 eller nyere. Appen har et gjennomsnitt på 4,2 fra rundt 44 000 vurderinger og er lastet ned over 10 millioner ganger. Det gir et inntrykk av bred bruk, men for meg er det viktigere å vite om arbeidsplassen faktisk har en løsning og en arbeidsflyt som passer.

Alt i alt er Power Apps et fantastisk verktøy for alle som ønsker å lage apper uten å måtte lære seg koding fra bunnen av. Enten du er en liten bedrift som trenger en enkel løsning, eller en stor organisasjon som ønsker å strømline prosessene dine, er dette en plattform som kan vokse med deg. Anbefales på det sterkeste for alle som vil ta det neste steget i den digitale verden.